Data Controller

The data controller within the meaning of Article 4(7) of the General Data Protection Regulation (GDPR) is:

Ecom Systems GmbH
Sperberstraße 4
91601 Dombühl
Germany

E-Mail: legal@netroq.com

Ecom Systems GmbH is responsible for determining the purposes and means of the processing of personal data in connection with the operation of the MineROQ platform.

A data protection officer has not been appointed, as this is not required under applicable data protection law.

Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ecom Systems GmbH
Sperberstraße 4
91601 Dombühl
Deutschland

E-Mail: legal@netroq.com

Die Ecom Systems GmbH entscheidet allein über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb der Plattform MineBid.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da hierfür nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften keine Verpflichtung besteht.

Data Collected

When using the MineROQ platform, certain categories of personal data may be collected and processed depending on the nature and extent of platform usage.

Account and Registration Data

When creating an account, the following data may be collected: name, company name, business contact details, login credentials and related account information.

Usage and Communication Data

Data generated through platform usage may include requests, offers, messages, uploaded documents, images and other user-generated content exchanged between users.

Technical and Log Data

Technical data may be collected automatically, including IP addresses, access times, device information, browser type and log files, to ensure platform security and technical operation.

MineROQ does not intentionally collect special categories of personal data within the meaning of Article 9 GDPR.

Erhobene Daten

Bei der Nutzung der Plattform MineROQ werden – abhängig von Art und Umfang der Nutzung – verschiedene Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet.

Registrierungs- und Kontodaten

Bei der Registrierung eines Nutzerkontos können insbesondere Name, Unternehmensbezeichnung, geschäftliche Kontaktdaten, Zugangsdaten sowie weitere kontobezogene Informationen erhoben werden.

Nutzungs- und Kommunikationsdaten

Im Rahmen der Plattformnutzung können Daten anfallen, die sich aus Anfragen, Angeboten, Nachrichten, hochgeladenen Dokumenten, Bildern sowie sonstigen von Nutzern bereitgestellten Inhalten ergeben.

Technische Daten und Protokolldaten

Zur Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Plattform können automatisch technische Daten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adressen, Zugriffszeiten, Geräteinformationen, Browsertyp sowie Protokolldateien.

Eine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO erfolgt nicht gezielt.

Purpose & Legal Basis

Personal data is processed by MineROQ solely for specified, explicit and legitimate purposes and in accordance with applicable data protection laws, in particular the General Data Protection Regulation (GDPR).

Purposes of Processing

Personal data may be processed for the following purposes:

• Provision, operation and administration of the MineROQ platform
• User account registration, authentication and management
• Facilitation of communication and interactions between users
• Ensuring platform security, integrity and technical stability
• Compliance with legal obligations and regulatory requirements
• Prevention of misuse, fraud and security incidents

Legal Basis for Processing

Processing of personal data is based on the following legal grounds pursuant to Article 6 GDPR:

• Article 6(1)(b) GDPR – processing necessary for the performance of a contract or for taking steps at the request of the data subject prior to entering into a contract
• Article 6(1)(c) GDPR – processing necessary for compliance with a legal obligation
• Article 6(1)(f) GDPR – processing necessary for the purposes of legitimate interests pursued by the controller, in particular the operation, security and improvement of the platform

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch MineROQ erfolgt ausschließlich zu festgelegten, eindeutigen und legitimen Zwecken sowie in Übereinstimmung mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Zwecke der Verarbeitung

Personenbezogene Daten können insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet werden:

• Betrieb, Bereitstellung und Verwaltung der Plattform MineROQ
• Registrierung, Authentifizierung und Verwaltung von Nutzerkonten
• Ermöglichung der Kommunikation und Interaktion zwischen Nutzern
• Sicherstellung der Sicherheit, Integrität und technischen Stabilität
• Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen und behördlicher Anforderungen
• Verhinderung von Missbrauch, Betrug und sicherheitsrelevanten Vorfällen

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, insbesondere zum Betrieb, zur Sicherheit und zur Weiterentwicklung der Plattform

Data Sharing

Personal data processed in connection with the MineROQ platform is not sold, rented or otherwise disclosed to third parties for commercial purposes.

Data may be shared only to the extent necessary for the operation of the platform, compliance with legal obligations or where users explicitly initiate communication with other users.

Sharing with Other Users

Personal data may be shared between users where this is inherent to the use of the platform, for example when responding to requests, submitting offers or communicating in the context of business transactions.

Service Providers and Processors

MineROQ may engage carefully selected service providers to support the operation of the platform, such as hosting providers, IT service providers or communication services.

Such service providers process personal data solely on the basis of data processing agreements concluded in accordance with Article 28 GDPR and only in accordance with the instructions of MineROQ.

Legal Disclosure

Personal data may be disclosed to authorities, courts or other public bodies where required by applicable law, regulatory obligations or enforceable orders.

Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform MineROQ verarbeitet werden, werden nicht verkauft, vermietet oder zu kommerziellen Zwecken an Dritte weitergegeben.

Eine Weitergabe erfolgt ausschließlich, soweit dies für den Betrieb der Plattform erforderlich ist, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder sofern Nutzer selbst eine Kommunikation mit anderen Nutzern initiieren.

Weitergabe an andere Nutzer

Personenbezogene Daten können zwischen Nutzern ausgetauscht werden, soweit dies im Rahmen der Plattformnutzung erforderlich ist, etwa bei der Beantwortung von Anfragen, der Abgabe von Angeboten oder der geschäftlichen Kommunikation.

Dienstleister und Auftragsverarbeiter

Zur Unterstützung des Plattformbetriebs kann MineROQ sorgfältig ausgewählte Dienstleister einsetzen, beispielsweise Hosting-Anbieter, IT-Dienstleister oder Kommunikationsdienste.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch solche Dienstleister erfolgt ausschließlich auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO und nur nach Weisung von MineROQ.

Gesetzliche Offenlegung

Eine Offenlegung personenbezogener Daten gegenüber Behörden, Gerichten oder sonstigen öffentlichen Stellen erfolgt ausschließlich, sofern hierzu eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Data Retention

Personal data is retained only for as long as necessary to fulfill the purposes for which it was collected and processed, or as required by applicable legal obligations.

The specific retention period depends on the type of data, the purpose of processing and statutory retention requirements.

Account and Usage Data

Account-related personal data is retained for the duration of the user relationship. Upon termination of an account, such data will be deleted or anonymized unless further retention is required for legal, compliance or dispute resolution purposes.

Legal Retention Obligations

Certain data may be retained for longer periods where required by statutory retention obligations under commercial, tax or other applicable laws.

Deletion and Anonymization

Where retention is no longer necessary, personal data is deleted or anonymized in accordance with applicable data protection requirements.

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben und verarbeitet wurden, oder soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der Art der Daten, dem Zweck der Verarbeitung sowie den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben.

Konto- und Nutzungsdaten

Kontobezogene personenbezogene Daten werden für die Dauer des bestehenden Nutzerverhältnisses gespeichert. Nach Beendigung des Nutzerkontos werden diese Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungs-, Compliance- oder Streitbeilegungspflichten entgegenstehen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten

Eine längere Speicherung kann erfolgen, soweit dies aufgrund handels-, steuerrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Löschung und Anonymisierung

Nach Wegfall der Speicherzwecke werden personenbezogene Daten entsprechend den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben gelöscht oder anonymisiert.

User Rights

Data subjects whose personal data is processed in connection with the MineROQ platform have the following rights under the General Data Protection Regulation (GDPR).

Right of Access

Data subjects have the right to obtain confirmation as to whether personal data concerning them is being processed and, where that is the case, access to such personal data in accordance with Article 15 GDPR.

Right to Rectification

Data subjects have the right to request the correction of inaccurate personal data or the completion of incomplete personal data in accordance with Article 16 GDPR.

Right to Erasure and Restriction

Subject to the conditions set out in Articles 17 and 18 GDPR, data subjects have the right to request the erasure of personal data or the restriction of processing.

Right to Data Portability

Where applicable, data subjects have the right to receive personal data concerning them in a structured, commonly used and machine-readable format and to transmit such data to another controller in accordance with Article 20 GDPR.

Right to Object

Data subjects have the right to object to the processing of personal data in accordance with Article 21 GDPR, in particular where processing is based on legitimate interests.

Exercise of Rights

Requests to exercise data protection rights may be submitted at any time to: legal@netroq.com

Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen, deren personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform MineBid verarbeitet werden, haben die nachfolgenden Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden, und gegebenenfalls Zugang zu diesen Daten gemäß Art. 15 DSGVO zu erhalten.

Recht auf Berichtigung

Gemäß Art. 16 DSGVO haben betroffene Personen das Recht, die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten oder die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung und Einschränkung

Unter den Voraussetzungen der Art. 17 und 18 DSGVO können betroffene Personen die Löschung personenbezogener Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit

Sofern anwendbar, haben betroffene Personen gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, personenbezogene Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

Widerspruchsrecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, der Verarbeitung personenbezogener Daten zu widersprechen, insbesondere wenn diese auf Grundlage berechtigter Interessen erfolgt.

Ausübung der Rechte

Anfragen zur Ausübung datenschutzrechtlicher Betroffenenrechte können jederzeit an folgende E-Mail-Adresse gerichtet werden: legal@netroq.com

Security & Updates

MineROQ implements appropriate technical and organizational measures to protect personal data against unauthorized access, loss, alteration or misuse, in accordance with Article 32 of the General Data Protection Regulation (GDPR).

Such measures take into account the state of the art, implementation costs, the nature, scope, context and purposes of processing, as well as the risk to the rights and freedoms of natural persons.

Security Measures

Security measures may include access controls, encryption, secure hosting environments, monitoring of system integrity and regular reviews of technical safeguards. Specific details of security measures are not disclosed for security reasons.

Updates to this Privacy Policy

This Privacy Policy may be updated from time to time to reflect legal, regulatory or operational changes. The current version is made available on the platform and applies from the effective date indicated above.

Datensicherheit

MineROQ trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Veränderung oder Missbrauch zu schützen, entsprechend Art. 32 DSGVO.

Dabei werden der Stand der Technik, die Implementierungskosten sowie Art, Umfang, Umstände und Zwecke der Verarbeitung und die unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und Schwere der Risiken für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen berücksichtigt.

Sicherheitsmaßnahmen

Zu den Sicherheitsmaßnahmen können unter anderem Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, sichere Hosting-Umgebungen, Überwachung der Systemintegrität sowie regelmäßige Überprüfungen technischer Schutzmaßnahmen gehören. Konkrete Details zu Sicherheitsmaßnahmen werden aus Sicherheitsgründen nicht offengelegt.

Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann gelegentlich angepasst werden, um rechtliche, regulatorische oder betriebliche Änderungen abzubilden. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf der Plattform verfügbar und gilt ab dem oben angegebenen Geltungsdatum.